Hoe lang mogen we die personeelsgegevens nog bewaren? Waar vind ik die ene map? Naar wie moeten we deze brief precies sturen? Hoeveel vrije dagen heb ik nog? Heb je mijn verlofaanvraag al gezien?

Veel ondernemers en teamleiders zijn dagelijks veel tijd kwijt met administratieve rompslomp. Met randzaken die ze afhouden van de echte business. Anno 2020 zijn het bovendien zeker niet alleen de kleine ondernemers die hulp nodig hebben bij het online inrichten van personeelsdossiers. Ook veel grote bedrijven worstelen nog altijd met de structuur en toegankelijkheid van hun personeelsgegevens.

De juiste prioriteiten stellen

Wat kunt u doen om meer grip te krijgen op – en minder tijd kwijt te zijn aan –administratieve personeelszaken? Bij het structureren van uw HR- en salarisadministratie, is het cruciaal om de juiste prioriteiten te stellen. Of het nu gaat om de toegankelijkheid van personeelsdata, het verzamelen van gegevens van nieuwe medewerkers of het registreren van verlofdagen.

Door het invoeren, verwerken én vernietigen van personeelsgegevens professioneler te organiseren, beperkt u deze administratieve romplomp tot het minimum. Vanuit die gedachte zijn dit de drie prioriteiten om daarbij te stellen.

1. Digitale personeelsdossiers: alles snel bij de hand

De automatische bewaar- en vernietingstermijnen volgens de AVG-wetgeving vormen een belangrijke reden om werk te maken van digitale personeelsdossiers. Het grote voordeel van een goed online personeelsdossier is dat u niet meer zelf hoeft stil te staan bij de vraag hoe lang u de gegevens van oud-medewerkers moet bewaren.

Ander voordeel is de betere beschikbaarheid en zichtbaarheid van dossiers, volgens een volstrekt logische structuur. Bovendien bepaalt u zelf welk dossier voor wie zichtbaar is. U bent dus transparant, maar bepaalt wel zelf hoe transparant u bent. Verder kunt u via deze tool gebruikmaken van ‘documentgeneratie’ voor onder andere arbeidsovereenkomsten, salarisbrieven en uitnodigingen én kunt u documenten via deze weg digitaal laten ondertekenen.

2. Verlofregistratie: geen tijd meer kwijt aan vrije dagen

Werkgevers verliezen vaak veel tijd aan de vrije tijd van werknemers. Die willen weten hoeveel vakantiedagen ze nog hebben, of u het mailtje met die aanvraag al heeft gezien en hoe de personeelsbezetting is. Een digitale verlofmodule helpt u als werkgever om altijd, via een kalender, het overzicht te behouden. En medewerkers die inloggen, zien meteen de status van verlofdagen en uitstaande aanvragen.

3. Solliciteren en aannemen: niet meer graven in archiefkasten

Er blijft veel geld liggen als medewerkers uit dienst treden, omdat er geen overzicht is van verstrekkingen, zoals laptops, telefoons en werkschoenen. Dat probleem kunt u voorkomen door meteen bij het in dienst nemen van een werknemer die verstrekkingen vast te leggen en notificaties te laten instellen. Op die manier hoeft u daar zelf niet meer over na te denken. En niet in de archiefkasten te graven…

Dat geldt uiteraard ook voor alle andere gegevens waarover u bij aanvang van een dienstverband moet beschikken. Anno 2020 kan het verzamelen en opslaan van NAW-gegevens, ID-bewijzen en bankrekeningnummers (al tijdens de sollicitatiefase) zo veel eenvoudiger en minder foutgevoelig. Met als grote voordeel dat u met één druk op de knop een arbeidsovereenkomst kunt genereren, die u digitaal kunt laten ondertekenen, wat in deze coronatijd extra handig is.

Werk uit handen

Bij veel bedrijven werken mensen die gek zijn op ordners en helemaal gelukkig worden van papier. Tot ze een papiertje kwijt zijn, dan is de wereld te klein. Ook voor die mensen lijkt het mij een verademing om met online personeelsdossiers te werken. Sommige dingen moet je toch niet meer willen? Het is toch heerlijk om je niet meer druk te hoeven maken over, bijvoorbeeld, bewaar- en vernietigingstermijnen van personeelsgegevens?

Wees niet bang om aan de slag te gaan met deze oplossingen. Ze zullen u veel werk uit handen nemen en zorgen ervoor dat u met een gerust hart afscheid kunt nemen van de oude manier van werken.

Heidi Hamelinck RPP 
Senior Salarisadviseur/Hoofd salarisadministratie

Meer informatie

Meer weten over de drie beschreven prioriteiten voor uw HR- en salarisadministratie?
Bekijk dit Webinar over het online personeelsdossier of lees deze Whitepaper. Bekijk ook eens ons webinar over de voordelen van online verlof en/of ons webinar over solliciteren en aannemen. in Loket.nl. Uiteraard kunt u mij mailen voor meer informatie of een vrijblijvend gesprek.