De afgelopen jaren heeft veel digitalisering plaatsgevonden van het administratieve proces. Ook bij Van Duyn Van der Geer maken we volop gebruik van digitale (online) software bij het voeren en begeleiden van de administratie van onze cliënten.
Online samenwerken biedt veel voordelen voor zowel de ondernemer als ons als accountant. De administratie en achterliggende stukken zijn altijd en overal te raadplegen. Ook kunnen snel en efficiënt actuele tussentijdse cijfers worden opgesteld die de ondernemer helpen bij de bedrijfsvoering.

Onze expert op het gebied van digitalisering is Orlando van Dijk. Hij heeft de afgelopen jaren de nodige conversies gedaan van administratieve systemen. In een kort gesprek vragen we bij Orlando naar zijn recente ervaring bij een relatie van ons kantoor waar wij vanuit Van Duyn Van der Geer het voeren van de administratie geheel overgenomen hebben.

Hoe ver kan automatisering van een administratie gaan?
Ons doel is om circa 90% van de administratie te automatiseren. Dit zal niet bij alle administraties volledig lukken, maar bij de meeste administraties is dit mogelijk. In sommige gevallen is het zelfs mogelijk om 100% automatisch te boeken. Het gaat voornamelijk om het voorkomen van dubbele invoer. Denk hierbij aan de loonjournaalpost die vanuit het loonpakket direct wordt geboekt, de bank die zelf de bankmutaties in de administratie klaarzet en het scan- en herken pakket dat de inkoopfactuur leest en een voorstel doet om te boeken. Ook kunnen de CRM pakketten, kassasystemen e.d. met de administratie worden gekoppeld. De software maakt het grootste deel van de boekingen op basis van vooraf ingegeven instructies en wij controleren of het systeem het goed heeft gedaan en passen waar nodig aan. Hiermee kan veel efficiëntie worden behaald.

Recent is er weer een administratie volledig aan ons kantoor uitbesteed waar voorheen een administrateur in dienst was, hoe is die administratie nu ondergebracht?
Het gaat om een klant waarbij het kantoorpersoneel alleen uit de bedrijfsleider en de aandeelhouder bestaat. Toen de klant voor het eerst bij ons kwam was de bedrijfsleider zelf verantwoordelijk voor het boeken van de administratie en werd deze periodiek beoordeeld door een administratiekantoor. De bedrijfsleider was uiteraard druk bezig met het in goede banen leiden van de onderneming en deed de administratie wanneer het uitkwam. Hij had ook geen boekhoudkundige achtergrond, waardoor het niet zijn favoriete bezigheid was. Het gevolg was dat er een half jaar achterstand in de administratie was, hierdoor was er nagenoeg geen inzicht was in de resultaten van het lopende jaar.
Wij hebben de klant overgezet naar onze online omgeving. Hierbij hebben wij een ervaren boeker van ons kantoor laten bijspringen om de achterstand snel in te lopen en meteen ervoor te zorgen dat er zoveel mogelijk automatisch kan worden geboekt. Daarna hebben wij duidelijke afspraken met de klant gemaakt over aanlevering van de in- en verkoopfacturen. Dit heeft tot een samenwerking geleid dat de klant de facturen naar ons scan- en herken pakket stuurt en wij van daaruit de volledige administratie verwerken.
De klant heeft een wekelijks volledig bijgewerkte administratie waarbij tijdig kan worden bijgestuurd. De resultaten zijn door dit inzicht inmiddels verbeterd. Een ander voordeel is dat het ook sneller schakelen is rondom het opstellen van de jaarrekening, omdat wij het hele jaar door bij de administratie betrokken zijn. Dit leidt tot kostenbesparing.

Hoe borg je de samenwerking met de ondernemer wanneer je alles op afstand verwerkt?
Allereerst is het belangrijk om duidelijke afspraken met de klant te maken over wie wat aanlevert en wanneer zaken worden verwerkt. Hierdoor ontstaan er geen misverstanden dat de klant bijvoorbeeld denkt dat de administratie wekelijks bij is terwijl hij slechts maandelijks wordt bijgewerkt. Tevens is het belangrijk om korte lijnen te hebben zodat zaken snel kunnen worden afgerond.
Door het gebruik van de (meerdere) softwarepakketten krijgt de klant van diverse kanten informatie en vragen, maar ook veel inloggegevens. Wij hebben deze ondergebracht in SecureLogin. Hiermee heeft de klant één plek waar hij kan inloggen en heeft daarmee toegang tot alle pakketten die hij gebruikt. Hierin kunnen ook eigen inloggegevens worden ingegeven zoals bijvoorbeeld de Arbodienst of het pensioenfonds. SecureLogin heeft sinds kort nieuwe mogelijkheden waarbij uit de diverse pakketten vragen kunnen worden gesteld die de klant allemaal op een plek kan beantwoorden.

Wat voor reacties krijg je van ondernemers terug als ze eenmaal een paar maanden op deze manier samenwerken?
De reacties zijn erg positief. De bijna real-time financiële informatie help de klant bij het nemen van besluiten, maar ook is de klant niet meer afhankelijk van een boekhouder als hij met vakantie gaat, ziek wordt of zelfs vertrekt. Door het intensieve contact met de klant worden we ook steeds meer een sparringpartner van de klant. De klant is ook meer in staat om zich met zijn onderneming bezig te houden en heeft geen omkijken meer naar de verwerking van zijn administratie.

Wat is er nu nog niet beschikbaar in de wereld van online boekhouden maar wat je graag nog zou willen (laten) ontwikkelen?
Er zijn momenteel nog een groot aantal partijen die financiële transacties voor onze klanten verzorgen, maar die niet met de financiële administratie kunnen koppelen. Dit wordt nu nog handmatig ingeboekt. Je kunt hierbij denken aan creditcards, Mollie en factormaatschappijen. Er wordt momenteel aan gewerkt om deze partijen te kunnen koppelen, maar dat is nog ver weg.

Meer informatie?

Meer weten over deze expertise of interesse om in gesprek te gaan? Laat het aan één van onze experts weten of neem contact met ons op.

Orlando van Dijk

Relatiebeheerder

Mark Tijsterman

Assistent Accountant

William Fraanje

Assistent Accountant